BHP w open space i coworkingu: metraż, hałas, kto odpowiada

Polskie prawo pracy nie zna pojęcia "open space" ani "coworking". Nie istnieje osobne rozporządzenie dla tych form organizacji biura, dlatego obowiązują dokładnie te same przepisy, co w każdym innym pomieszczeniu pracy biurowej: metraż, wysokość, oświetlenie, mikroklimat i ocena ryzyka. Specyfika otwartej przestrzeni, czyli duża liczba osób bez ścian działowych i hałas mowy, zmienia tylko to, na co trzeba zwrócić szczególną uwagę, a nie same normy.

Ten artykuł odpowiada na trzy najczęstsze pytania, które zadają pracodawcy i działy administracji najmujący biurka w open space lub coworkingu: ile metrów przysługuje pracownikowi, czy hałas rozmów łamie przepisy oraz kto odpowiada za bezpieczeństwo, gdy biuro nie należy do firmy. Stan prawny na dzień 13 lipca 2026 r.

Czy open space i coworking mają osobne przepisy BHP

Nie. Open space nie jest "luką prawną", w której nic nie obowiązuje, ani osobnym reżimem z własnymi normami. Zastosowanie mają te same akty, co do pokoju jednoosobowego: dział X Kodeksu pracy, rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. 2003 poz. 1650) oraz, dla stanowisk komputerowych, rozporządzenie w sprawie BHP na stanowiskach z monitorami ekranowymi (t.j. Dz.U. 2025 poz. 58).

Wymogi metrażu, wysokości pomieszczenia i oceny ryzyka są takie same niezależnie od tego, czy w pokoju siedzi jedna osoba, czy czterdzieści. Różni się tylko ciężar gatunkowy poszczególnych zagrożeń. W gęsto obsadzonej przestrzeni na pierwszy plan wysuwają się zagęszczenie stanowisk, hałas mowy i czynniki psychospołeczne, bo to one tu realnie dokuczają. Ponieważ większość stanowisk w open space to stanowiska komputerowe, równolegle obowiązują wymagania dla pracy przy monitorze ekranowym. Cały zestaw obowiązków biurowych zebraliśmy w przewodniku o BHP w biurze i obowiązkach pracodawcy.

Ile miejsca na pracownika w open space: 13 m3 i 2 m2

To najważniejszy twardy konkret tego tematu. Na każdego pracownika jednocześnie zatrudnionego w pomieszczeniu stałej pracy musi przypadać co najmniej 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi (par. 19 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP, Dz.U. 2003 poz. 1650).

Co dokładnie mówi przepis

Przepis dotyczy pomieszczeń stałej pracy, czyli takich, w których łączny czas przebywania tego samego pracownika w ciągu jednej doby przekracza 4 godziny (par. 2 pkt 5 tego samego rozporządzenia). Typowy open space biurowy to właśnie pomieszczenie stałej pracy, więc oba progi obowiązują go w pełni.

Kluczowe jest sformułowanie "na każdego z pracowników jednocześnie zatrudnionych". Liczy się liczba osób obecnych w pomieszczeniu w tym samym czasie. Ten warunek najłatwiej naruszyć przy zagęszczaniu: dostawianiu biurek, hot-deskingu czy upychaniu kolejnego zespołu w tej samej sali. Jeżeli przy modelu współdzielonych biurek wszyscy potrafią zjawić się naraz, metraż liczy się dla takiego szczytu, a nie dla średniej obecności.

Jak liczyć wolną objętość i wolną powierzchnię podłogi

Słowo "wolna" przesądza o wyniku. Wolna objętość i wolna powierzchnia podłogi to nie cała kubatura ani nie cała podłoga sali. Odlicza się to, co zajmują urządzenia techniczne, sprzęt, szafy, regały, słupy konstrukcyjne i podobna zabudowa. Dopiero pozostałą, faktycznie wolną przestrzeń dzieli się przez liczbę osób obecnych jednocześnie.

Przy obliczaniu wolnej objętości stosuje się też praktyczną zasadę, że dla pomieszczeń wyższych niż 4 m do rachunku przyjmuje się 4 m. Wyższy strop nie poprawia warunków w strefie oddychania, więc nadmiarowej kubatury nie zalicza się na poczet wymaganych 13 m3. To wytyczna stosowania spotykana w praktyce BHP, a nie litera samego par. 19.

Częsty mit: czy 2 m2 to powierzchnia biurka

Nie. Najczęstszy błąd przy planowaniu open space brzmi "wystarczy 2 m2 biurka na osobę". Przepis mówi o czymś innym: o wolnej podłodze przypadającej na pracownika po odjęciu miejsca zajętego przez sprzęt i meble. Biurko, szafka czy kontener się z tej wartości wyłączają, a nie wliczają. Realnie oznacza to, że stanowisko zajmuje znacznie więcej niż dwa metry kwadratowe, bo do wolnej podłogi trzeba doliczyć powierzchnię samych mebli i dojść.

Wysokość pomieszczenia biurowego i wyjątek z klimatyzacją

Drugi parametr, który łatwo przeoczyć przy adaptacji lokalu na biuro, to wysokość. Wysokość pomieszczenia stałej pracy, w którym nie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia, nie może być mniejsza niż 3 m w świetle (par. 20 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP). Jeżeli prowadzone są prace powodujące występowanie czynników szkodliwych, minimum rośnie do 3,3 m, co w typowym biurze zdarza się rzadko.

Kiedy można obniżyć wysokość poniżej 3 m

Wysokość pomieszczenia stałej pracy można obniżyć poniżej 3 m w przypadku zastosowania klimatyzacji, pod warunkiem uzyskania zgody państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego (par. 20 ust. 2). Dla open space, w którym zwykle pracuje więcej niż kilka osób, to jedyna realna ścieżka zejścia poniżej trzech metrów. Sama klimatyzacja nie wystarczy, potrzebna jest decyzja inspektora sanitarnego.

Rozporządzenie przewiduje jeszcze obniżenie do 2,5 m w świetle dla małych zespołów, gdzie zatrudnionych jest nie więcej niż 4 pracowników, a na każdego przypada co najmniej 15 m3 wolnej objętości, oraz do 2,2 m dla pomieszczeń typu dyżurka, portiernia czy pomieszczenie na antresoli (par. 20 ust. 3). Gęsty, wieloosobowy open space tych warunków z reguły nie spełnia, więc regułą bazową pozostaje dla niego 3 m. Poniższa tabela zbiera wszystkie progi metrażu, wysokości i akustyki w jednym miejscu.

Hałas w open space: uciążliwość, nie przekroczenie NDN

To drugi filar tematu i miejsce, w którym najczęściej myli się dwa różne pojęcia. W typowym biurze open space hałas nie zagraża słuchowi, ale potrafi skutecznie utrudniać pracę. Specyfiką otwartej przestrzeni jest przede wszystkim hałas mowy: rozmowy współpracowników, dzwonki telefonów, narady przy sąsiednim biurku.

Dlaczego 85 dB tutaj nie działa

Najwyższe dopuszczalne natężenie (NDN) hałasu, odniesione do 8-godzinnej ekspozycji, wynosi 85 dB i jest wartością chroniącą słuch przed trwałym uszkodzeniem (rozporządzenie w sprawie najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych, Dz.U. 2018 poz. 1286). Biuro open space osiąga zwykle rząd 55 do 70 dB, więc słuch nie jest tu zagrożony i porównywanie poziomu rozmów z progiem 85 dB mija się z celem.

Problemem jest uciążliwość, a nie ryzyko utraty słuchu. Hałas mowy rozprasza, obniża koncentrację i wydajność pracy umysłowej, powoduje zmęczenie, bóle głowy i podnosi poziom stresu. CIOP-PIB wskazuje, że odsetek osób narzekających na hałas jest w pomieszczeniach open space wielokrotnie wyższy niż w pokojach zamkniętych, mimo że bezwzględny poziom dźwięku bywa podobny. Bardziej szczegółowo wartości i normy hałasu, oświetlenia oraz mikroklimatu omawiamy we wpisie o czynnikach szkodliwych i uciążliwych w biurze.

Norma PN-N-01307 i poziom 55 dB dla pracy umysłowej

Punktem odniesienia dla pracy umysłowej nie jest 85 dB, lecz norma PN-N-01307:1994. Określa ona dopuszczalny równoważny poziom dźwięku A ze względu na możliwość realizacji podstawowych zadań: około 55 dB w pomieszczeniach administracyjno-biurowych i przy pracach koncepcyjnych oraz około 65 dB w sekretariatach i biurach obsługi klienta, gdzie rozmowa jest naturalnym elementem pracy.

To jest norma, czyli kryterium komfortu i sprawności pracy, a nie przepis prawa obwarowany grzywną. Tak samo norma techniczna, a nie obowiązek pracodawcy, to PN-EN ISO 3382-3, którą posługują się akustycy i projektanci do pomiaru parametrów akustyki wnętrz open space, takich jak odległość rozpraszania czy spadek poziomu mowy. Wartości z tych norm są kryterium oceny i dobrą praktyką, nie podstawą do mandatu.

Skąd bierze się obowiązek zajęcia się hałasem mowy

Skoro hałas mowy realnie wpływa na warunki pracy, musi zostać ujęty w ocenie ryzyka zawodowego (art. 226 Kp), a pracodawca ma ogólny obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy (art. 207 Kp). Nie ma osobnego "rozporządzenia o hałasie w open space", obowiązek wynika z przepisów ogólnych w połączeniu z oceną ryzyka. Środki ograniczania tego ryzyka pracodawca dobiera wtedy, gdy ocena wykaże taką potrzebę. W praktyce stosuje się:

• strefy ciszy przeznaczone do pracy w skupieniu,
• budki akustyczne oraz pokoje do rozmów telefonicznych i spotkań,
• panele i sufity dźwiękochłonne, wykładziny, przegrody akustyczne między biurkami,
• zasady zachowania, na przykład prowadzenie rozmów telefonicznych poza strefą skupienia,
• skracanie czasu pogłosu materiałami pochłaniającymi dźwięk.

Prywatność i rozpraszanie jako czynnik psychospołeczny

Otwarta przestrzeń, poza hałasem, niesie czynniki psychospołeczne: brak prywatności, poczucie ciągłej obserwacji, częste przerywanie pracy i trudność w koncentracji. Te elementy należy uwzględnić w ocenie ryzyka zawodowego na równi z czynnikami fizycznymi.

W polskim prawie nie ma osobnego obowiązku sporządzenia odrębnej "oceny ryzyka psychospołecznego" jako oddzielnego dokumentu. Czynniki psychospołeczne, takie jak stres, rozpraszanie czy brak prywatności, są elementem ogólnej oceny ryzyka zawodowego z art. 226 Kp, którą firma i tak prowadzi. Jak praktycznie ująć je w dokumentacji, opisujemy we wpisie o ocenie ryzyka psychospołecznego w biurze, a podstawy samego obowiązku oceny w najmniejszych firmach w tekście o ocenie ryzyka zawodowego w małej firmie.

Kto odpowiada za BHP w coworkingu

To pytanie wymaga ostrożnej odpowiedzi, bo nie istnieje przepis, który wprost reguluje "BHP w coworkingu" ani wprost rozdziela obowiązki między operatora przestrzeni a firmy najmujące biurka. Konstrukcję odpowiedzialności buduje się z zasad ogólnych Kodeksu pracy oraz z zapisów umowy.

Zasada bazowa: za pracownika odpowiada jego pracodawca

Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy, a na zakres tej odpowiedzialności nie wpływa nawet powierzenie zadań służby BHP specjalistom spoza zakładu (art. 207 § 1 Kp). Jeżeli firma wynajmuje biurka lub pokój w coworkingu i pracują tam jej pracownicy, to ta firma jako pracodawca odpowiada za stan BHP w odniesieniu do swoich ludzi. Operator coworkingu nie staje się ich pracodawcą i nie przejmuje automatycznie tej odpowiedzialności.

Przestrzeń coworkingowa jest w tym układzie miejscem wyznaczonym przez pracodawcę do wykonywania pracy. Pracodawca odpowiada za to, czy warunki w tym miejscu są bezpieczne i higieniczne, mimo że fizycznie nie jest właścicielem lokalu ani nie zarządza budynkiem.

Rola operatora przestrzeni

Operator coworkingu odpowiada za to, czym faktycznie zarządza i co kontroluje. W praktyce jest to:

• stan techniczny budynku i instalacji (elektrycznej, wentylacji, ogrzewania),
• bezpieczeństwo pożarowe i ewakuacja przestrzeni wspólnych: drogi i wyjścia ewakuacyjne, oznakowanie, gaśnice, instrukcja bezpieczeństwa pożarowego budynku,
• ogólne wyposażenie i utrzymanie czystości stref wspólnych.

Jeżeli operator sam zatrudnia personel, na przykład recepcję czy obsługę, jest wobec tych osób pracodawcą i odpowiada za ich BHP na zwykłych zasadach. Osobno trzeba pamiętać, że obowiązki BHP dotyczą też osób spoza stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy oraz prowadzącym działalność na własny rachunek w miejscu przez niego wyznaczonym, a obowiązki te stosuje się odpowiednio do przedsiębiorców niebędących pracodawcami, którzy organizują taką pracę (art. 304 § 1 i § 3 Kp).

Co warto zapisać w umowie

Ponieważ przepisu wprost brak, praktyka polega na rozdzieleniu obowiązków w umowie najmu lub umowie o świadczenie usług coworkingowych. Warto w niej określić:

• kto odpowiada za stan techniczny oraz przeglądy instalacji i urządzeń przestrzeni wspólnej (zwykle operator),
• kto zapewnia i utrzymuje ergonomiczne wyposażenie stanowiska, czyli biurko, krzesło i monitor, bo to wpływa na obowiązki pracodawcy najemcy wobec jego pracowników,
• zasady ewakuacji, dostęp do apteczki oraz wyznaczenie osób do pierwszej pomocy i zwalczania pożarów w części wspólnej,
• zgłaszanie i dokumentowanie wypadków, gdyby zdarzyły się na terenie coworkingu.

Umowa nie przenosi jednak z pracodawcy odpowiedzialności za jego pracowników w sensie publicznoprawnym. Można w niej ustalić, kto fizycznie zapewnia dane warunki, ale wobec Państwowej Inspekcji Pracy i wobec pracownika to pracodawca pozostaje podmiotem odpowiedzialnym za bezpieczne warunki pracy swoich ludzi (art. 207 § 1 Kp). Umowa porządkuje wykonanie, nie zdejmuje odpowiedzialności ustawowej. Jak skompletować dokumentację, którą najemca powinien mieć pod ręką, pokazujemy we wpisie o dokumentacji BHP w małej firmie pod kontrolę PIP.

Wiele firm w jednej przestrzeni: koordynator BHP

Gdy w tym samym miejscu jednocześnie wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców, zastosowanie może mieć art. 208 Kp. Nakazuje on tym pracodawcom współpracować ze sobą, wyznaczyć koordynatora sprawującego nadzór nad bezpieczeństwem i higieną pracy wszystkich pracowników w danym miejscu, ustalić zasady współdziałania na wypadek zagrożeń oraz wzajemnie się informować o działaniach zapobiegających zagrożeniom (art. 208 § 1 Kp).

Przepis dotyczy sytuacji, w której działania różnych pracodawców realnie mogą na siebie oddziaływać. Klasyczny coworking, w którym każda firma siedzi przy swoich biurkach i wykonuje niezależną pracę biurową, to przypadek graniczny. Wyznaczenie koordynatora jest jednoznacznie zasadne raczej tam, gdzie prace się przenikają lub występują zagrożenia wspólne, na przykład przy pracach technicznych czy remontowych w czynnej przestrzeni. W typowym coworkingu nie należy z tego przepisu wyciągać wniosku, że każda przestrzeń musi mieć koordynatora.

Kary PIP za zaniedbania w open space

Zaniedbania warunków pracy w open space, takie jak zagęszczenie poniżej 13 m3 lub 2 m2 na osobę, brak oceny ryzyka uwzględniającej czynniki uciążliwe albo niezapewnienie wymaganej wysokości bez zgody na jej obniżenie, mogą być kwalifikowane jako naruszenie przepisów BHP. Wykroczenie z art. 283 § 1 Kodeksu pracy popełnia ten, kto będąc odpowiedzialnym za stan BHP albo kierując pracownikami, nie przestrzega przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Grzywna z art. 283 § 1 Kp wynosi od 2000 zł do 60 000 zł, a mandat nakładany przez inspektora PIP do 5000 zł (ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2026 poz. 473, obowiązująca od 8 lipca 2026 r.). Przy recydywie, czyli powtórnym naruszeniu w ciągu 2 lat, mandat sięga do 10 000 zł. Pełne widełki, zasady recydywy i tryb nakładania kar omawiamy w osobnym wpisie o tym, ile wynosi kara PIP za brak szkolenia i obowiązków BHP.

Najczęściej zadawane pytania

Ile miejsca przysługuje pracownikowi w open space?

Na każdego pracownika obecnego jednocześnie w pomieszczeniu stałej pracy musi przypadać co najmniej 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi (par. 19 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP, Dz.U. 2003 poz. 1650). Wolna powierzchnia to podłoga po odjęciu miejsca zajętego przez sprzęt i meble.

Czy 2 m2 na pracownika to powierzchnia biurka?

Nie. To wolna powierzchnia podłogi przypadająca na osobę, czyli powierzchnia niezajęta przez urządzenia techniczne, sprzęt, szafy i podobną zabudowę. Biurko i sprzęt wyłączają się z tej wartości. Przekonanie, że "wystarczy 2 m2 biurka", jest niezgodne z przepisem.

Jaka jest minimalna wysokość biura open space?

Pomieszczenie stałej pracy bez czynników szkodliwych musi mieć co najmniej 3 m wysokości w świetle (par. 20 ust. 1 pkt 1). Wysokość można obniżyć poniżej 3 m tylko po zastosowaniu klimatyzacji i uzyskaniu zgody państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego (par. 20 ust. 2).

Czy hałas w open space przekracza dopuszczalne normy?

Z reguły nie przekracza najwyższego dopuszczalnego natężenia (NDN), które wynosi 85 dB i chroni słuch. W open space hałas mowy jest zwykle niższy, ale stanowi czynnik uciążliwy: rozprasza, obniża koncentrację i wydajność. Dla pracy umysłowej punktem odniesienia jest norma PN-N-01307:1994, która wskazuje około 55 dB w pomieszczeniach administracyjno-biurowych. To kryterium komfortu, nie przepis z grzywną.

Czy pracodawca musi zapewnić strefy ciszy i budki akustyczne?

Nie ma przepisu, który wprost nakazuje "budki akustyczne". Jest natomiast obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 207 Kp) oraz ujęcia czynników uciążliwych w ocenie ryzyka zawodowego (art. 226 Kp). Strefy ciszy, budki i panele dźwiękochłonne to praktyczne środki ograniczania ryzyka hałasu mowy, które pracodawca dobiera, gdy ocena ryzyka wykaże taką potrzebę.

Kto odpowiada za BHP w coworkingu: operator czy moja firma?

Za swoich pracowników odpowiada ich pracodawca, czyli firma, która ich zatrudnia i wskazała im coworking jako miejsce pracy (art. 207 § 1 Kp). Operator coworkingu odpowiada za to, czym zarządza: stan budynku, instalacje, bezpieczeństwo pożarowe i ewakuację części wspólnych, a także za własny personel. Brak jest przepisu, który wprost dzieli te obowiązki, dlatego praktyka opiera się na zapisach umowy.

Czy umowa z coworkingiem może przenieść odpowiedzialność za BHP na operatora?

Umowa może ustalić, kto fizycznie zapewnia dane warunki, na przykład przeglądy instalacji czy wyposażenie stref wspólnych, ale nie zdejmuje z pracodawcy odpowiedzialności publicznoprawnej za jego pracowników. Wobec Państwowej Inspekcji Pracy i wobec pracownika to pracodawca pozostaje odpowiedzialny za bezpieczne warunki pracy swoich ludzi (art. 207 § 1 Kp).

Czy w coworkingu trzeba wyznaczyć koordynatora BHP?

Może to być wymagane, gdy w tym samym miejscu jednocześnie wykonują pracę pracownicy różnych pracodawców i ich działania mogą na siebie oddziaływać. Wtedy art. 208 § 1 Kp nakazuje współpracę, wyznaczenie koordynatora nadzoru BHP, ustalenie zasad współdziałania oraz wzajemne informowanie. W klasycznym coworkingu, gdzie każda firma wykonuje niezależną pracę biurową, jest to przypadek graniczny, a koordynator jest jednoznacznie zasadny zwłaszcza przy zagrożeniach wspólnych.

Sprawdź, czy Twoje biuro spełnia wymogi, i przeszkól zespół

Metraż 13 m3 i 2 m2 na osobę, wysokość pomieszczenia, ocena ryzyka uwzględniająca hałas mowy i jasny podział obowiązków w umowie coworkingowej to elementy, które inspektor PIP sprawdza w pierwszej kolejności. Jeżeli planujesz zagęszczenie open space albo właśnie wprowadzasz zespół do nowej przestrzeni, zacznij od oceny ryzyka i aktualnego szkolenia załogi. Wybierz najbliższy termin szkolenia BHP dla pracowników biurowych i kadry albo poznaj pełną ofertę szkoleń BHP dopasowaną do stanowisk administracyjno-biurowych.

Działamy z bazy w Płońsku i obsługujemy Warszawę, Płock oraz całe Mazowsze. Prowadzimy szkolenia otwarte w piątki, a na życzenie przyjeżdżamy przeszkolić cały zespół bezpośrednio w Twoim biurze lub przestrzeni coworkingowej. Szkolenia realizujemy stacjonarnie i zdalnie w całej Polsce, więc rozproszony zespół z kilku lokalizacji przeszkolisz w jednym terminie.