Krótka odpowiedź brzmi: ze szkolenia okresowego BHP zwolniony bywa pracownik administracyjno-biurowy, ale tylko wtedy, gdy firma ma niską kategorię ryzyka i ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje inaczej. To wyjątek warunkowy, nie automat. Drugą furtką jest aktualne zaświadczenie o szkoleniu okresowym od poprzedniego pracodawcy. Żadne z tych zwolnień nie znosi instruktażu wstępnego, który przechodzi praktycznie każdy nowo zatrudniony.
Zasadą jest, że szkolenie okresowe obowiązuje. Art. 237(3) par. 2 Kodeksu pracy (t.j. Dz.U. 2025 poz. 277) nakazuje pracodawcy przeszkolić pracownika w zakresie BHP przed dopuszczeniem do pracy oraz prowadzić szkolenia okresowe. Pytanie "kto jest zwolniony" to więc pytanie o wyjątki od tej reguły, które poniżej rozkładam na czynniki pierwsze. Stan prawny na dzień 13 czerwca 2026 r.
Kto jest zwolniony ze szkolenia okresowego BHP? Trzy sytuacje na start
W polskim prawie pracy są dwa odrębne tytuły zwolnienia z okresowego, a praktycznie układają się one w trzy sytuacje, w których pracownik nie musi przechodzić cyklicznego szkolenia:
- Pracownik administracyjno-biurowy w firmie o niskim ryzyku. Gdy przeważająca działalność pracodawcy ma kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia, a ocena ryzyka nie wskazuje konieczności szkolenia. To rdzeń wyjątku z art. 237(3) par. 2(2) Kp.
- Osoba z aktualnym zaświadczeniem od innego pracodawcy. Jeśli w wymaganym okresie odbyła już szkolenie okresowe gdzie indziej i przedłoży na to dokument, pracodawca może ją zwolnić.
- Osoba z równoważnym szkoleniem z innej grupy stanowisk. Gdy program odbytego szkolenia obejmuje zakres wymagany na obecnym stanowisku. Podstawą obu tych przypadków jest par. 15 ust. 5 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1327).
Czego żadne z tych zwolnień nie obejmuje: instruktażu wstępnego. To zwolnienie dotyczy wyłącznie szkolenia okresowego, nie wstępnego. Wracam do tego rozróżnienia niżej, bo to najczęstszy błąd pracodawców. O tym, ile lat ważne jest szkolenie i co ile się je powtarza, piszę osobno w tekście o częstotliwości szkoleń okresowych.
Zwolnienie pracownika administracyjno-biurowego (rdzeń sprawy)
To najważniejszy i najczęściej mylony wyjątek. Art. 237(3) par. 2(2) Kodeksu pracy mówi wprost, że szkolenie okresowe pracownika nie jest wymagane w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka, chyba że z oceny ryzyka, o której mowa w art. 226 pkt 1, wynika, że jest to konieczne.
Brzmi to jak jeden przepis, ale zawiera trzy warunki.
Warunek pierwszy: stanowisko administracyjno-biurowe
Zwolnienie dotyczy wyłącznie pracowników administracyjno-biurowych, czyli grupy z par. 14 ust. 2 rozporządzenia szkoleniowego. Nie obejmuje stanowisk robotniczych, osób kierujących pracownikami, pracowników inżynieryjno-technicznych, służby BHP ani innych narażonych na czynniki szkodliwe. Dla nich szkolenie okresowe pozostaje obowiązkowe. Jeżeli więc zatrudniasz na przykład elektromechanika na stanowisku robotniczym, wyjątek biurowy go nie dotyczy.
Warunek drugi: kategoria ryzyka firmy nie wyższa niż trzecia
Tu pada najczęstsze nieporozumienie. Liczy się ryzyko całej firmy, a nie konkretnego biurka. Przepis odsyła do przeważającej działalności pracodawcy według statystyki publicznej, czyli do kodu PKD, tej samej działalności, która decyduje o stopie składki wypadkowej. Nie ma znaczenia, że samo stanowisko przy biurku jest "lekkie": jeśli przeważająca działalność firmy ma kategorię ryzyka wyższą niż trzecia, warunek nie jest spełniony i okresowe trzeba przeprowadzić.
Warunek trzeci: ocena ryzyka nie może wskazywać konieczności szkolenia
Nawet gdy oba poprzednie warunki są spełnione, zwolnienie nie działa, jeśli z oceny ryzyka zawodowego wynika, że szkolenie jest jednak konieczne. To celowy bezpiecznik ustawodawcy: samo "biuro" nie zwalnia, sama niska kategoria ryzyka też nie. Dopiero jedno i drugie naraz, plus brak przesłanki z oceny ryzyka. To koniunkcja trzech warunków, nie wybór jednego z nich. Jeśli prowadzisz małą firmę i nie masz jeszcze rzetelnej oceny ryzyka, zacznij od tematu oceny ryzyka zawodowego w małej firmie, bo bez niej nie da się w ogóle ustalić, czy zwolnienie ci przysługuje.
Jak sprawdzić kategorię ryzyka swojej firmy
Pojęcie kategorii ryzyka pochodzi z przepisów o ubezpieczeniu wypadkowym. Konkretne przypisanie kategorii do grup działalności zawiera rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1874), a dokładnie jego załącznik nr 2. To aktualny tekst jednolity, uwzględniający klasyfikację PKD 2025. Wiele starszych poradników wciąż cytuje nieaktualny już tekst z Dz.U. 2022 poz. 740, więc warto sięgać po właściwą wersję.
Sprawdzenie wygląda tak:
- ustal przeważającą działalność firmy według PKD, tę samą, którą zgłosiłeś i która wpływa na składkę wypadkową;
- odszukaj odpowiednią grupę działalności w załączniku nr 2 do rozporządzenia składkowego i odczytaj przypisaną jej kategorię ryzyka;
- jeśli kategoria wynosi 1, 2 albo 3, pierwszy warunek zwolnienia biura jest spełniony;
- na koniec sprawdź, czy ocena ryzyka nie wskazuje konieczności szkolenia mimo niskiej kategorii.
Pomocniczo kategoria ryzyka grupy przekłada się na stopę składki wypadkowej, więc kierunkowo widać ją też w dokumentach składkowych firmy. To jednak tylko wskazówka, podstawą prawną jest odczyt z załącznika.
Ostrożnie z gotowymi przykładami. Część działalności usługowo-biurowych mieści się w kategorii do trzeciej, natomiast produkcja, budownictwo, transport ciężki czy warsztaty samochodowe zwykle plasują się wyżej. Konkretny numer dla danego kodu PKD bywa jednak nieintuicyjny, dlatego najpewniej odczytać go wprost z aktualnego załącznika.
Co się zmieniło w 2019 roku
Wyjątek biurowy nie istniał od zawsze. Przed 2019 rokiem pracownicy administracyjno-biurowi również podlegali szkoleniu okresowemu, co do zasady nie rzadziej niż raz na 6 lat. Nie było żadnego ustawowego zwolnienia "biurowego".
Zmieniła to ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz.U. 2018 poz. 2244). W art. 2 tej ustawy znowelizowano Kodeks pracy, dodając do art. 237(3) trzy nowe jednostki: par. 2(2) z samym zwolnieniem, par. 2(3) ze szkoleniem po wzroście kategorii ryzyka oraz par. 2(4) ze szkoleniem po ocenie ryzyka. Te zmiany weszły w życie 1 stycznia 2019 r. i to są popularne "zmiany 2019" w szkoleniach BHP.
Bez zmian zostały: instruktaż wstępny dla wszystkich nowo zatrudnionych, częstotliwości szkoleń dla pozostałych grup oraz kary za brak szkolenia. Nowelizacja zawęziła obowiązek okresowy dla biura przy niskim ryzyku i nic poza tym w systemie szkoleń nie poluzowała.
Kiedy zwolnienie przestaje działać
Zwolnienie biurowe nie jest przyznane raz na zawsze. Dwie sytuacje potrafią je wyłączyć, i to z krótkim terminem na szkolenie.
- Wzrost kategorii ryzyka powyżej trzeciej. Jeżeli przeważająca działalność firmy trafi do grupy o kategorii ryzyka wyższej niż trzecia, pracodawca musi przeprowadzić szkolenie okresowe wcześniej zwolnionego pracownika w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia ustalenia wyższej kategorii (art. 237(3) par. 2(3) Kp).
- Ocena ryzyka wykazuje konieczność. Jeżeli z oceny ryzyka zawodowego wyniknie, że szkolenie jest konieczne mimo niskiej kategorii, pracodawca przeprowadza je w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od stwierdzenia tej konieczności (art. 237(3) par. 2(4) Kp).
Zmiana profilu działalności albo aktualizacja oceny ryzyka mogą więc reaktywować obowiązek szkolenia, dlatego status "zwolniony" warto weryfikować przy każdej większej zmianie.
Drugie zwolnienie: zaświadczenie od innego pracodawcy
Niezależnie od kategorii ryzyka działa drugi tytuł zwolnienia, z par. 15 ust. 5 rozporządzenia szkoleniowego, i obejmuje on wszystkie grupy stanowisk, nie tylko biuro. Ze szkolenia okresowego może być zwolniona osoba, która przedłoży aktualne zaświadczenie o odbyciu w wymaganym okresie szkolenia okresowego u innego pracodawcy, albo która odbyła w tym okresie szkolenie wymagane dla innej grupy stanowisk, jeżeli jego program obejmuje zakres potrzebny na obecnym stanowisku.
Kluczowe jest słowo "może". Przepis daje pracodawcy prawo do zwolnienia, a nie ustanawia automatu z mocy prawa. To pracodawca ocenia, czy zakres i aktualność wcześniejszego szkolenia odpowiadają obecnemu stanowisku, a zaświadczenie z innej grupy stanowisk uznaje tylko wtedy, gdy program rzeczywiście pokrywa wymagany zakres. Nie jest to dowolny transfer każdego szkolenia BHP. Co istotne, również to zwolnienie nie dotyczy instruktażu wstępnego: instruktaż stanowiskowy na nowym stanowisku trzeba przeprowadzić niezależnie.
Zwolnienie z okresowego to nie zwolnienie z instruktażu wstępnego
To rozróżnienie, na którym najczęściej polegają pracodawcy. Szkolenie wstępne, czyli instruktaż ogólny i stanowiskowy, jest odrębne od szkolenia okresowego. Żaden z opisanych wyżej tytułów zwolnienia nie zwalnia z instruktażu wstępnego.
Instruktaż ogólny przechodzą przed dopuszczeniem do pracy wszyscy nowo zatrudnieni pracownicy, a także studenci na praktykach i uczniowie na praktycznej nauce zawodu. Dotyczy to również pracowników biura i recepcji. Instruktaż stanowiskowy przeprowadza się przed dopuszczeniem do pracy na stanowisku administracyjno-biurowym, jeżeli występuje na nim narażenie na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne. Praca przy monitorze ekranowym typowo kwalifikuje się jako czynnik uciążliwy. Szczegóły, kto prowadzi instruktaż i jak długo on trwa, rozkładam w tekście o szkoleniu wstępnym i instruktażu stanowiskowym.
Jest jeden wąski wyjątek od szkolenia przed dopuszczeniem do pracy. Nie jest ono wymagane, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy o pracę (art. 237(3) par. 2 zd. 2 Kp). To wyjątek dla kontynuacji na tym samym stanowisku, a nie dla nowo zatrudnionego ani zmiany stanowiska. Dlatego trafniej powiedzieć, że instruktaż wstępny obejmuje praktycznie każdego nowo zatrudnionego, niż że obowiązuje absolutnie wszystkich.
Najczęstszy błąd polega na uznaniu, że skoro biuro w firmie o niskim ryzyku jest zwolnione z okresowego, to nie potrzebuje żadnego szkolenia. To nieprawda. Taki pracownik i tak przechodzi instruktaż wstępny, podlega ocenie ryzyka, dostaje instrukcje stanowiskowe i trafia na badania lekarskie. Znika tylko cykliczne szkolenie okresowe, i to warunkowo. "Zwolniony ze szkolenia okresowego" nigdy nie znaczy "zwolniony z BHP", a za zaniedbanie obowiązków grożą realne sankcje, o czym piszę w tekście o karach i mandacie PIP za brak szkolenia BHP.
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracownik biurowy musi mieć szkolenie okresowe BHP?
Co do zasady tak, nie rzadziej niż raz na 6 lat. Wyjątek: szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego nie jest wymagane, gdy przeważająca działalność firmy mieści się w grupie o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia, chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika, że szkolenie jest konieczne. Niezależnie od tego pracownik biurowy zawsze przechodzi instruktaż wstępny.
Kto nie musi mieć szkolenia okresowego BHP?
Dwie główne sytuacje. Pierwsza: pracownik administracyjno-biurowy w firmie o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia, gdy ocena ryzyka nie wskazuje inaczej. Druga, dotycząca wszystkich grup: osoba, która przedłoży aktualne zaświadczenie o szkoleniu okresowym od innego pracodawcy albo odbyła równoważne szkolenie dla innej grupy stanowisk obejmujące wymagany zakres. Żadne z tych zwolnień nie dotyczy instruktażu wstępnego.
Co się zmieniło w 2019 roku w szkoleniach BHP?
Od 1 stycznia 2019 r. wprowadzono zwolnienie pracowników administracyjno-biurowych ze szkolenia okresowego w firmach o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia, a także ułatwienia w pełnieniu zadań służby BHP przez pracodawcę. Zmianę wprowadziła ustawa z 9 listopada 2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 2244), nowelizując w art. 2 art. 237(3) Kodeksu pracy. Instruktaż wstępny i pozostałe zasady pozostały bez zmian.
Czy zwolnienie ze szkolenia okresowego dotyczy instruktażu wstępnego?
Nie. Zwolnienie dotyczy wyłącznie szkolenia okresowego. Instruktaż wstępny, ogólny i stanowiskowy, obowiązuje praktycznie każdego nowo zatrudnionego, w tym pracownika biura, i nie ma od niego zwolnienia z tytułu niskiej kategorii ryzyka. Jedyny wyjątek dotyczy pracownika kontynuującego pracę na tym samym stanowisku u tego samego pracodawcy na podstawie kolejnej umowy.
Czy w warsztacie samochodowym biuro jest zwolnione ze szkolenia okresowego?
Zwykle nie. Naprawa i konserwacja pojazdów to działalność typowo o kategorii ryzyka wyższej niż trzecia, więc warunek zwolnienia biurowego najczęściej nie jest spełniony. Ostatecznie decyduje grupa działalności w załączniku nr 2 oraz wynik oceny ryzyka, dlatego trzeba to sprawdzić indywidualnie.
Sprawdź, czy Twoja firma musi szkolić, i umów termin
Ustalenie, czy pracownik biurowy jest zwolniony z okresowego, sprowadza się do trzech kroków: właściwego stanowiska, kategorii ryzyka z aktualnego załącznika i rzetelnej oceny ryzyka. Jeśli którykolwiek element wypada inaczej, szkolenie trzeba przeprowadzić, czasem w terminie 6 miesięcy. Jako Centrum Szkoleń BHP z bazą w Płońsku pomożemy rozstrzygnąć, czy zwolnienie przysługuje, i przeszkolimy tych, których ono nie obejmuje.
Działamy wyjazdowo na terenie Mazowsza, w Warszawie, Płocku i okolicach Płońska, a szkolenia otwarte prowadzimy w piątki. Zobacz nasze szkolenia okresowe BHP i sprawdź najbliższy wolny termin.