Wdrożenie pracy zdalnej w biurze nie kończy się na zapisie w regulaminie. Zanim pracownik usiądzie do pracy w domu, pracodawca musi przygotować i podpisać konkretny zestaw dokumentów BHP: ocenę ryzyka zawodowego pracy zdalnej, informację o zasadach bezpiecznej pracy oraz dwa oświadczenia pracownika. Bez nich dopuszczenie do pracy zdalnej jest formalnie wadliwe.
Ten artykuł skupia się na samej warstwie dokumentowej: co dokładnie musi zawierać każdy dokument, kto go tworzy i w jakiej kolejności trafia do podpisu. Czym jest praca zdalna, jakie są ogólne obowiązki pracodawcy i pracownika oraz kto odpowiada za BHP w domu, opisaliśmy osobno w przewodniku o BHP w pracy zdalnej i hybrydowej, a cały kontekst zebraliśmy w tekście, który stanowi pełny przewodnik po BHP w biurze. Tutaj zaczynamy od razu od wzorów. Stan prawny na dzień 14 czerwca 2026 r.
Jakie dokumenty BHP trzeba przygotować do pracy zdalnej
Przy regularnej (nieokazjonalnej) pracy zdalnej rozdział IIc Kodeksu pracy wymaga, aby przed dopuszczeniem pracownika do pracy powstały i zostały podpisane cztery powiązane dokumenty. Wszystkie wynikają z jednego przepisu (art. 67[31] Kodeksu pracy):
- ocena ryzyka zawodowego pracy zdalnej, którą tworzy pracodawca (art. 67[31] par. 5 Kp), może być uniwersalna dla grupy stanowisk,
- informacja o zasadach bezpiecznej i higienicznej pracy zdalnej, którą pracodawca opracowuje na podstawie wyników oceny ryzyka (art. 67[31] par. 5 Kp), z czterema obowiązkowymi elementami,
- oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z oceną ryzyka i informacją wraz ze zobowiązaniem do ich przestrzegania (art. 67[31] par. 6 Kp), dalej nazywane oświadczeniem nr 1,
- oświadczenie pracownika o zapewnieniu bezpiecznych i higienicznych warunków na jego stanowisku (art. 67[31] par. 7 Kp), dalej oświadczenie nr 2, które warunkuje dopuszczenie do pracy.
To nie jest jeden papier do podpisu. Dwa dokumenty tworzy pracodawca, dwa składa pracownik. Do tego, gdy na stanowisko administracyjno-biurowe przyjmowana jest nowa osoba, dochodzi dokumentacja szkolenia wstępnego BHP, które przy pracy zdalnej wolno przeprowadzić w całości online (art. 67[31] par. 2 Kp).
Kto i w jakiej kolejności podpisuje
Logika jest sekwencyjna i ma znaczenie przy kontroli. Najpierw pracodawca sporządza ocenę ryzyka. Z jej wyników wyprowadza informację o zasadach bezpiecznej pracy zdalnej. Dopiero potem pracownik podpisuje oba oświadczenia. Słowo "przed dopuszczeniem" pojawia się w ustawie nieprzypadkowo: oba oświadczenia mają zostać złożone przed rozpoczęciem pracy zdalnej, nie po fakcie (art. 67[31] par. 6 i par. 7 Kp).
Uwaga: praca zdalna okazjonalna ma lżejszy reżim
Cały opisany pakiet dotyczy regularnej pracy zdalnej. Praca zdalna okazjonalna, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym, podlega innym zasadom i nie wymaga tych dokumentów. Różnicę rozkładamy na czynniki w dalszej części artykułu, w sekcji o pracy regularnej a okazjonalnej.
Ocena ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej: co musi zawierać
Ocena ryzyka pracy zdalnej różni się od typowej oceny ryzyka stanowiska biurowego w siedzibie firmy. Ustawodawca wprost wskazał, jakie obszary trzeba w niej uwzględnić. Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne (art. 67[31] par. 5 Kp).
Trzy osie obowiązkowe
Zwrot "w szczególności" oznacza, że to minimum, które musi się znaleźć w dokumencie. Można uwzględnić więcej, ale tych trzech osi pominąć nie wolno:
- wzrok: praca przy monitorze ekranowym, oświetlenie stanowiska, dystans i ustawienie ekranu, przerwy w patrzeniu na monitor,
- układ mięśniowo-szkieletowy: ergonomia, pozycja siedząca, krzesło i biurko, ustawienie sprzętu, dolegliwości kręgosłupa i nadgarstków,
- uwarunkowania psychospołeczne: izolacja, zacieranie granicy między pracą a domem, dyspozycyjność, obciążenie i stres.
To właśnie te trzy osie odróżniają ocenę ryzyka pracy zdalnej od oceny stanowiska biurowego w biurze. Ich brak w dokumencie to słaby punkt podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Sama metodologia oceny, czyli sposób szacowania ryzyka i struktura dokumentu, jest wspólna z oceną ryzyka stanowiska biurowego, dlatego nie rozwijamy jej tutaj. Jak krok po kroku zbudować ocenę ryzyka w niewielkiej firmie, opisaliśmy w tekście o ocenie ryzyka zawodowego w małej firmie, a ujęcie ściśle biurowe znajdziesz we wpisie o ocenie ryzyka zawodowego na stanowisku biurowym.
Uniwersalna ocena ryzyka dla grupy stanowisk
To największe ułatwienie organizacyjne w całym pakiecie. Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej (art. 67[31] par. 5 Kp). Oznacza to, że nie trzeba robić osobnej oceny dla mieszkania każdego pracownika. Jeśli grupa wykonuje podobną pracę w podobnych warunkach, na przykład wszyscy księgowi albo specjaliści biurowi pracujący z laptopem w domu, wystarczy jedna ocena dla całej grupy.
"Uniwersalna" znaczy jednak "dla grupy stanowisk", a nie "ogólnikowa". Taka ocena nadal musi pokrywać trzy obowiązkowe osie i odpowiadać realnym warunkom danej grupy. Jedna ocena rozciągnięta na całą firmę, w której stanowiska faktycznie się różnią, bywa zbyt płytka i nie obroni się przy kontroli.
Co wpisać do dokumentu oceny
Dokument oceny ryzyka pracy zdalnej powinien mieć taką samą strukturę jak każda inna ocena ryzyka. Wynika to z ogólnych przepisów BHP (par. 39a rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy). W praktyce dokument zawiera:
- opis stanowiska lub grupy stanowisk pracy zdalnej,
- zidentyfikowane zagrożenia, w tym obowiązkowo trzy osie (wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy, czynniki psychospołeczne),
- oszacowane ryzyko,
- środki profilaktyczne i zalecenia,
- datę oceny oraz wykaz osób, które się z nią zapoznały.
Informacja o zasadach bezpiecznej pracy zdalnej: 4 elementy z ustawy
To drugi dokument tworzony przez pracodawcę, opracowywany na podstawie wyników oceny ryzyka. Informacja nie jest tym samym co ocena ryzyka. Ocena identyfikuje i szacuje zagrożenia, a informacja to praktyczny przekład tej oceny na konkretne zasady "rób tak, nie rób tak", przekazany pracownikowi.
Cztery obowiązkowe punkty
Ustawa wymienia cztery elementy, które informacja musi zawierać (art. 67[31] par. 5 pkt 1-4 Kp):
- zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii (jak ustawić monitor, krzesło, biurko, oświetlenie),
- zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej (przerwy, bezpieczne korzystanie ze sprzętu elektrycznego, organizacja czasu pracy),
- czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej (na przykład wyłączenie i zabezpieczenie sprzętu),
- zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego (co zrobić przy pożarze, porażeniu, urazie i gdzie dzwonić).
Jak powiązać informację z oświadczeniem
To właśnie z tą informacją, obok oceny ryzyka, pracownik zapoznaje się w oświadczeniu nr 1. W praktyce informacja często przyjmuje formę jednego dokumentu, czasem nazywanego "zasady bezpiecznej pracy zdalnej" albo "instrukcja BHP pracy zdalnej". Nazwa jest dopuszczalna, pod warunkiem że dokument zawiera cztery elementy wymienione w ustawie.
Oświadczenie nr 1: o zapoznaniu z oceną ryzyka i informacją
Pierwsze z dwóch oświadczeń pracownika łączy w sobie dwie czynności. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu, składanym w postaci papierowej lub elektronicznej, zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, a także zobowiązuje się do ich przestrzegania (art. 67[31] par. 6 Kp).
Co musi zawierać wzór oświadczenia nr 1
- dane pracownika i pracodawcy,
- jednoznaczne potwierdzenie zapoznania się z oceną ryzyka zawodowego przygotowaną przez pracodawcę,
- jednoznaczne potwierdzenie zapoznania się z informacją o zasadach bezpiecznej i higienicznej pracy zdalnej (czterema elementami),
- zobowiązanie do przestrzegania tych zasad,
- datę i podpis lub potwierdzenie elektroniczne.
Wzór musi obejmować i zapoznanie, i zobowiązanie. Pominięcie którejkolwiek części sprawia, że oświadczenie nie spełnia wymogu z ustawy.
Forma papierowa albo elektroniczna
Oba oświadczenia można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej i obie formy są równorzędne (art. 67[31] par. 6 i par. 7 Kp). Pracodawca nie musi więc wymuszać papieru, jeśli sprawniej działa u niego obieg elektroniczny.
Oświadczenie nr 2: o warunkach lokalowych i technicznych
To sedno całej warstwy dokumentowej. Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez niego oświadczenia, w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy (art. 67[31] par. 7 Kp).
Dlaczego to oświadczenie warunkuje dopuszczenie
Pracodawca fizycznie nie wejdzie do każdego mieszkania, dlatego ustawodawca uzależnił dopuszczenie do pracy zdalnej od deklaracji pracownika, że u siebie ma bezpieczne i higieniczne warunki. Bez tego oświadczenia nie wolno dopuścić pracownika do pracy zdalnej. To nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za BHP, ale opiera ją na deklaracji pracownika co do jego własnego stanowiska.
Co musi zawierać wzór oświadczenia nr 2
- dane pracownika i pracodawcy,
- wskazanie miejsca wykonywania pracy zdalnej (adresu uzgodnionego z pracodawcą),
- potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w tym miejscu są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy,
- datę i podpis lub potwierdzenie elektroniczne.
Ustawa wymaga tylko ogólnego potwierdzenia bezpiecznych i higienicznych warunków. W praktyce wzory rozbudowuje się o listę kontrolną: wydzielone miejsce do pracy, sprawna instalacja elektryczna i gniazda, właściwe oświetlenie, stabilne biurko i krzesło, brak ryzyka potknięcia o kable. Taka lista to dobra praktyka, która ułatwia pracownikowi świadome złożenie oświadczenia, ale nie jest literalnie narzucona brzmieniem przepisu. Trzeba pamiętać, że to nadal deklaracja pracownika o jego stanowisku, a nie protokół odbioru przeprowadzonego przez pracodawcę.
Instruktaż wstępny BHP biurowego zdalnie: jak to udokumentować
Przy nowo zatrudnianych pojawia się jeszcze jeden dokument. W przypadku pracy zdalnej uzgodnionej przy zawieraniu umowy szkolenie wstępne w dziedzinie BHP osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, a pracownik potwierdza ukończenie szkolenia w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67[31] par. 2 Kp).
Kiedy wolno przeprowadzić szkolenie wstępne w całości zdalnie
Pełne zdalne szkolenie wstępne Kodeks pracy dopuszcza wprost tylko dla stanowiska administracyjno-biurowego, gdy pracę zdalną uzgodniono już przy zawieraniu umowy. Dokumentowo odzwierciedla się to w karcie szkolenia wstępnego BHP, przechowywanej w części B akt osobowych. Stanowisk robotniczych to nie dotyczy, bo instruktaż stanowiskowy ma charakter praktyczny. Jak w ogóle wygląda instruktaż wstępny i czym różni się jego część ogólna od stanowiskowej, wyjaśniamy we wpisie o szkoleniu wstępnym BHP a instruktażu stanowiskowym.
Granica: szkolenie okresowe biurowych przy pracy zdalnej
Jest tu jeszcze jeden niuans, o którym łatwo zapomnieć. Przy pracy zdalnej nie stosuje się przepisu, który zwalnia część stanowisk biurowych ze szkolenia okresowego z tytułu niskiej kategorii ryzyka (art. 67[31] par. 3 Kp). W praktyce oznacza to, że pracownik biurowy wykonujący pracę zdalnie nie korzysta z tego zwolnienia. Pełną tabelę częstotliwości, czyli co ile lat powtarza się szkolenie, znajdziesz w opracowaniu o tym, co ile lat trzeba powtarzać szkolenie okresowe BHP.
Praca zdalna regularna a okazjonalna: różnica w dokumentach
To najważniejszy wyróżnik tego artykułu i jednocześnie najczęstsze źródło błędów w poradnikach. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67[33] par. 1 Kp). Do tej formy pracy nie stosuje się między innymi przepisu o warstwie dokumentowej, czyli art. 67[31] (art. 67[33] par. 2 Kp).
Przy regularnej: pełny pakiet
Przy regularnej pracy zdalnej obowiązuje cały opisany wyżej zestaw: ocena ryzyka pracy zdalnej, informacja o zasadach bezpiecznej pracy oraz oba oświadczenia pracownika. Kolejność logiczna to ocena ryzyka, następnie informacja BHP, potem oświadczenie nr 1 i nr 2, a na końcu dopuszczenie do pracy zdalnej.
Przy okazjonalnej: pakiet odpada
Ponieważ przy pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się całego art. 67[31], formalnie odpada cały pakiet dokumentów: nie sporządza się oceny ryzyka specyficznej dla pracy zdalnej, nie opracowuje się informacji BHP i nie odbiera się żadnego z dwóch oświadczeń. Zostaje natomiast wniosek pracownika, który inicjuje pracę okazjonalną (art. 67[33] par. 1 Kp), oraz możliwość kontroli BHP na zasadach uzgodnionych z pracownikiem (art. 67[33] par. 3 Kp).
To nie oznacza, że przy okazjonalnej "nie ma BHP". Wyłączenie zdejmuje obowiązki i dokumenty specyficzne dla pracy zdalnej, ale ogólne obowiązki BHP pracodawcy oraz ogólne obowiązki pracownika nadal obowiązują. Granica 24 dni jest sztywna i liczona w roku kalendarzowym. Po jej przekroczeniu, albo gdy praca z domu jest stałością, a nie wyjątkiem na wniosek, wchodzi reżim regularny z pełnym pakietem dokumentów. Okazjonalna to wyjątek na wniosek pracownika, nie sposób na ominięcie oceny ryzyka dla stałej pracy zdalnej.
Tabela: dokumenty przy pracy regularnej i okazjonalnej
| Dokument | Kto tworzy lub składa | Podstawa prawna | Praca regularna | Praca okazjonalna (24 dni) |
|---|---|---|---|---|
| Ocena ryzyka zawodowego pracy zdalnej (3 osie, możliwa uniwersalna dla grup) | pracodawca | art. 67[31] par. 5 Kp | Tak, wymagana | Nie |
| Informacja o zasadach bezpiecznej pracy zdalnej (4 elementy) | pracodawca | art. 67[31] par. 5 pkt 1-4 Kp | Tak, wymagana | Nie |
| Oświadczenie nr 1: o zapoznaniu z oceną ryzyka i informacją oraz zobowiązanie | pracownik | art. 67[31] par. 6 Kp | Tak, przed dopuszczeniem | Nie |
| Oświadczenie nr 2: o bezpiecznych i higienicznych warunkach na stanowisku | pracownik | art. 67[31] par. 7 Kp | Tak, warunkuje dopuszczenie | Nie |
| Potwierdzenie ukończenia zdalnego szkolenia wstępnego (administracyjno-biurowe) | pracownik potwierdza | art. 67[31] par. 2 Kp | Tak, gdy nowo zatrudniany biurowy zdalnie | Reżim ogólny zatrudnienia |
| Wniosek o pracę zdalną okazjonalną | pracownik | art. 67[33] par. 1 Kp | Nie dotyczy | Tak, inicjuje okazjonalną |
Forma wszystkich oświadczeń i wniosku jest dowolna: papierowa albo elektroniczna, równorzędnie. Jeśli zastanawiasz się nad sankcją za brak wymaganych dokumentów, zakres i wysokość kar zmieniają się od 8 lipca 2026 r., dlatego widełki i zasady recydywy omawiamy osobno we wpisie o tym, ile wynosi kara PIP za brak szkolenia BHP.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie dokumenty BHP trzeba przygotować do pracy zdalnej?
Przy regularnej pracy zdalnej cztery powiązane dokumenty: ocenę ryzyka zawodowego pracy zdalnej, informację o zasadach bezpiecznej pracy zdalnej (cztery elementy), oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z oceną ryzyka i informacją oraz oświadczenie pracownika, że na jego stanowisku są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki. Dwa pierwsze tworzy pracodawca, dwa oświadczenia składa pracownik przed dopuszczeniem do pracy zdalnej (art. 67[31] par. 5, 6 i 7 Kp).
Co musi zawierać ocena ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej?
Musi uwzględniać w szczególności wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne. Na podstawie jej wyników pracodawca opracowuje informację z czterema elementami: organizacją stanowiska z ergonomią, zasadami bezpiecznej pracy, czynnościami po zakończeniu pracy i postępowaniem w sytuacjach awaryjnych. Można sporządzić jedną uniwersalną ocenę dla grupy podobnych stanowisk zdalnych (art. 67[31] par. 5 Kp).
Czy można zrobić jedną ocenę ryzyka dla wszystkich pracowników zdalnych?
Tak, dla grup stanowisk. Kodeks pracy wprost dopuszcza uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej, więc nie trzeba osobnej oceny dla każdego mieszkania. Warunkiem jest, by grupa wykonywała podobną pracę w podobnych warunkach, a ocena nadal pokrywała trzy obowiązkowe osie (art. 67[31] par. 5 Kp).
Co zawiera oświadczenie o warunkach pracy zdalnej?
To pisemne lub elektroniczne oświadczenie pracownika, od którego zależy dopuszczenie do pracy zdalnej. Pracownik potwierdza, że na stanowisku pracy zdalnej w uzgodnionym miejscu są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. Zawiera dane stron, wskazanie miejsca pracy zdalnej, samo potwierdzenie warunków oraz datę i podpis (art. 67[31] par. 7 Kp).
Czym różni się oświadczenie o zapoznaniu z oceną ryzyka od oświadczenia o warunkach?
To dwa odrębne dokumenty. Pierwsze (art. 67[31] par. 6 Kp) potwierdza, że pracownik zapoznał się z oceną ryzyka i informacją BHP oraz zobowiązuje się ich przestrzegać. Drugie (art. 67[31] par. 7 Kp) potwierdza, że na jego stanowisku w domu są bezpieczne i higieniczne warunki, i to ono warunkuje dopuszczenie do pracy zdalnej. Oba można złożyć papierowo lub elektronicznie.
Czy przy pracy zdalnej okazjonalnej (24 dni) też trzeba ocenę ryzyka i oświadczenia?
Nie. Do pracy zdalnej okazjonalnej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym, nie stosuje się art. 67[31], więc odpada ocena ryzyka pracy zdalnej, informacja BHP i oba oświadczenia. Zostaje wniosek pracownika oraz możliwość kontroli BHP na zasadach z nim uzgodnionych. Ogólne obowiązki BHP nadal jednak obowiązują (art. 67[33] par. 1, 2 i 3 Kp).
Czy szkolenie wstępne BHP dla pracownika biurowego można zrobić w całości zdalnie?
Tak, dla osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe, gdy pracę zdalną uzgodniono przy zawieraniu umowy, szkolenie wstępne BHP wolno przeprowadzić w całości przez środki komunikacji elektronicznej. Pracownik potwierdza ukończenie szkolenia papierowo lub elektronicznie. Stanowisk robotniczych to nie dotyczy (art. 67[31] par. 2 Kp).
W jakiej formie składać oświadczenia: papierowej czy elektronicznej?
Obie formy są równorzędne. Kodeks pracy wprost dopuszcza złożenie oświadczeń, podobnie jak wniosku o pracę okazjonalną, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67[31] par. 6 i 7 oraz art. 67[33] par. 1 Kp).
Przygotuj pakiet dokumentów i przeszkól zespół zdalny
Poprawnie zbudowana ocena ryzyka pracy zdalnej, informacja BHP i dwa oświadczenia to nie formalność, lecz warunek legalnego dopuszczenia pracownika do pracy w domu. Pomożemy Ci złożyć ten pakiet pod kontrolę PIP i przeprowadzić szkolenie wstępne dla nowych pracowników biurowych. Sprawdź najbliższy termin szkolenia BHP albo zobacz pełną ofertę szkoleń BHP dla pracowników biurowych i zdalnych.
Działamy z bazy w Płońsku i obsługujemy Warszawę, Płock oraz całe Mazowsze. Prowadzimy szkolenia stacjonarne, w tym otwarte w piątki, oraz wyjazdowe bezpośrednio u klienta. Szkolenie wstępne dla pracowników administracyjno-biurowych realizujemy także w pełni zdalnie, dla zespołów z całej Polski.